Zoals elke vereniging kan ook HSV UVV niet zonder de inzet van een grote groep leden bij allerhande ondersteunende taken. Omdat de vereniging op een te kleine groep vrijwilligers draaide, is in 2016 een beleid door HSV UVV ingezet, bekrachtigd door de Algemene Ledenvergadering, waarbij alle leden zich gedurende het jaar voor tenminste 8 uur inzetten als 'vrijwilliger' voor de club. Indien een lid om welke reden dan ook zich niet als vrijwilliger kan inzetten, kan dit worden afgekocht door middel van de betaling van 50,00 Euro. Van deze betaling kan de club een aantal taken, die anders door vrijwilligers zouden worden uitgevoerd, uit besteden aan derden.
Wat is vrijwilligerswerk?
Vrijwilligerswerk betreft team overstijgende taken die in het belang van meerdere teams of de club zijn. Dit betreft bijvoorbeeld het schoonmaken van de kleedkamers, draaien van een bardienst in het UVV uitgiftepunt naast het honkbalveld, dienst in de UVV winkel, helpen bij de pasdagen, deelname aan een commissie, onderhoud aan de velden en het complex of helpen bij een toernooi of evenement. Van elk lid wordt verwacht dat zij zich 8 uur per jaar voor dergelijke taken inzetten. Coaches (max. 2 per team), bestuursleden en commissieleden zijn vooraf vrijgesteld van het vrijwilligerswerk (en dus de vrijwilligersbijdrage) omdat deze taken standaard boven de 8 uur uitgaan. Wat niet onder het vrijwilligerswerk valt zijn typische teamtaken zoals bijvoorbeeld het rijden naar een wedstrijd, opruimen en vegen van het veld na een wedstijd, scoren en bijhouden pitch count of als scheidsrechter optreden (team-adoptie systeem). Al deze taken zijn randvoorwaardelijk om te kunnen spelen en dienen gelijk binnen een team te worden verdeeld. Daarom worden deze uren niet tot de 8 uur vrijwilligerswerk gerekend. De bardiensten in het Sportcafé van de asv UVV vallen momenteel nog onder een aparte regeling welke hieronder apart wordt toegelicht.
Betaalwijze vrijwilligersbijdrage
De vrijwilligersbijdrage zal bij de contributie worden geïnd en aan het eind van het kalenderjaar kan deze worden gereclameerd als men zich voor minimaal 8 uur heeft ingezet. Bij het volbrengen van de 8 uur wordt dit het jaar erop gecrediteerd. Terugbetaling vindt dan dus plaats gelijktijdig met de inning van de nieuwe contributie alsmede de nieuwe vrijwilligersbijdrage. Ieder spelend lid boven van 18 jaar of ouder dient minimaal 8 uur vrijwilligersbijdrage te leveren per seizoen. Bij spelende leden onder de 18 jaar wordt de verplichting verlegd naar de ouders, waarbij dit geldt voor maximaal één kind per gezin.
Bardiensten in het Sportcafé
Sinds 2020 is er overeenstemming bereikt over de invulling van de bardiensten in het Sportcafé. In een ALV in 2019 is al ingestemd met het feit dat HSV UVV hieraan ook een verplichte bijdrage zal gaan leveren en dat de planning hiervan via de teams zal lopen. Ieder spelend team is verplicht een evenredig deel aan bardiensten in te vullen in het Sportcafé. Voor onze verenging is het volbrengen van deze bardiensten van groot belang. Per gewerkt uur ontvangt de vereniging € 10,00 vergoeding en op jaarbasis kan dit oplopen tot ongeveer € 8.000,00 op basis van de ongeveer 800 uur die wij dienen te draaien. De totstandkoming van deze uren is op basis van de grootte van onze vereniging. Anderzijds is het zo dat HSV UVV voor de niet gemaakte uren een bedrag van € 10,00 per uur verschuldigd is om het verschil tussen de vrijwilliger en de betaalde kracht te compenseren. Sinds de zomer van 2020 is er korte tijd al inzet geweest van onze leden in het Sportcafé, maar na de hernieuwde sluiting door Corona is dit allemaal tot staan gekomen.
Doelstelling Sportcafé komende twee jaar
Voor 2021 was het de uitdaging van bovenstaande twee systemen – die van het vrijwilligerswerk op basis van de vrijwilligersbijdrage en het draaien van de bardiensten in het Sportcafé – te integreren in één systeem. Hierover is overleg geweest binnen het bestuur en dit is voorgelegd aan de verschillende gremia binnen de vereniging. Hieruit heeft het bestuur moeten concluderen dat beide systemen nog naast elkaar blijven bestaan voor in ieder geval seizoen 2021 en 2022. Dit heeft te maken met het verschil tussen de individuele vrijwilligersbijdrage en de gekozen methodiek inzake de bardiensten en de werkwijze hiervan per team. Het doel is uiteindelijk het reguliere vrijwilligerswerk en de bijdrage ten behoeve van de afkoop hiervan na 2022 niet meer in te zetten. Hiervoor is echter een bewezen rendement vanuit de verplichte bardiensten noodzakelijk. Dit zal dan de vervanging worden voor het huidige systeem. De netto-inkomsten vanuit het huidige systeem worden aangewend voor zaken die extern worden ingekocht, omdat ze niet op vrijwillige basis worden gedaan. Bovendien blijft het van belang de vrijwilligerstaken voldoende ingevuld te krijgen op een letterlijk vrijwillige basis. De komende twee seizoenen zullen uit moeten wijzen of dit haalbaar is om het doel ook echt te kunnen realiseren.
Bardiensten Sportcafé 2021 en 2022
De komende twee seizoenen zal vanuit HSV UVV – zoals afgelopen zomer reeds ingezet – invulling worden gegeven aan de verplichte bardiensten. Per team zal per seizoen een evenredig aantal bardiensten van ongeveer 4 uur worden ingevuld. Hierbij wordt slechts rekening gehouden met minder diensten voor de kleinere teams (Rookies en samenwerkende teams). De diensten worden vooraf aan teams toegewezen, waarbij de avonddiensten zoveel mogelijk zullen worden toegewezen aan de seniorenteams. Per dienst dienen minimaal twee personen van een team aanwezig te zijn, waarbij minimaal één persoon 18 jaar of ouder is.
Binnen elk team wordt een verantwoordelijke aangewezen die het rooster binnen het team communiceert en invult en die per dienst de namen van de vrijwilligers opgeeft. Hoe de verdeling binnen het team plaatsvindt is de verantwoordelijkheid van het team zelf. Er bestaat echter een gezamenlijke verantwoordelijkheid in het volbrengen van de diensten. Ankie Wout is namens HSV UVV de persoon die de diensten inventariseert en registreert en het contact onderhoud met de verantwoordelijke per team. Zij ontvangt de contactgegevens van de dienstdoende leden en zij is bovendien de contactpersoon naar de asv UVV.
De bardiensten staan dus los van het vrijwilligerswerk in tenminste de komende twee jaar. Dat betekent ook dat de financiële systemen niet in elkaar overlopen. Het bijdragen aan de bardiensten zal dus ook niet leiden tot restitutie van de vrijwilligersbijdrage. Andersom is het zo dat het per team dus niet vrijblijvend is. Sterker nog, bij het in gebreke blijven kost dit de vereniging een vergoeding. Dat betekent dan ook dat deze kostenpost zal worden verhaald op het team dat de dienst niet heeft ingevuld. Aan het einde van het seizoen wordt hiervan de balans opgemaakt en zal – indien nodig – de rekening aan het betreffende team worden verstuurd. Omdat het team verantwoordelijk is, is het voor het bestuur geen zaak wie de rekening voldoet, zolang deze maar voldaan wordt. Echter, wanneer de rekening niet wordt voldaan voor 31 december van het lopende seizoen, zal bij ieder geregistreerd lid van het team een gelijk deel van de factuur aan de contributienota worden toegevoegd in het daaropvolgende jaar.
